Näin valmistaudut yritysmuuttoon ilman käyttökatkoa

Yritysmuutossa onnistuminen mitataan yhdellä kysymyksellä: pääsikö työ jatkumaan heti uusissa tiloissa? Hyvin suunniteltu toimistomuutto on asiakkaille ja henkilöstölle lähes huomaamaton. Huonosti suunniteltu voi pysäyttää toiminnan päiväksi tai pidemmäksi aikaa.

1. Aloita suunnittelu ajoissa

Mitä suurempi organisaatio, sitä aiemmin suunnittelu kannattaa aloittaa. Nimeä muutolle vastuuhenkilö, joka kokoaa tiedot, sopii aikataulut ja on muuttoyrityksen yhteyshenkilö. Kun yksi ihminen pitää langat käsissään, päällekkäiset sopimukset ja unohdukset vähenevät.

2. Tee inventaario – ja karsi ennen muuttoa

Käy läpi kalusteet, laitteet ja arkistot. Kaikkea ei kannata siirtää: vanhat kalusteet, tarpeettomat paperiarkistot ja käyttämättömät laitteet kannattaa kierrättää tai hävittää jo ennen muuttoa. Mitä vähemmän tavaraa, sitä nopeampi ja edullisempi muutto.

3. Valitse muuttoajankohta liiketoiminnan mukaan

Hiljaisin ajankohta on usein ilta tai viikonloppu. Kun muutto tehdään esimerkiksi perjantain ja maanantain välissä, työt voivat jatkua uusissa tiloissa heti alkuviikosta. Viikonloppuajat ovat suosittuja, joten ne kannattaa varata hyvissä ajoin.

4. Vaiheista muutto tarvittaessa

Isommissa muutoissa kaikkea ei tarvitse siirtää kerralla. Muutto voidaan tehdä osastoittain tai kerroksittain, jolloin osa organisaatiosta jatkaa työtä normaalisti. Vaiheistus vaatii tarkemman suunnitelman, mutta pienentää riskiä merkittävästi.

5. Hoida IT ja tietoliikenne ensimmäisenä

• Varmista, että uusien tilojen nettiyhteys on tilattu ja toimii jo ennen muuttopäivää.
• Ota varmuuskopiot ennen kuin laitteita irrotetaan.
• Merkitse kaapelit ja laitteet, jotta ne on helppo kytkeä oikein uudelleen.
• Sovi, kuka kytkee palvelimet, tulostimet ja verkkolaitteet uusissa tiloissa.

6. Merkitse kaikki selkeästi

Hyvä merkintäjärjestelmä on yritysmuuton tärkein yksittäinen työkalu. Merkitse jokainen laatikko ja kaluste kohdetilan, huoneen tai työpisteen mukaan. Kun uusien tilojen pohjapiirroksessa on samat tunnukset, muuttajat vievät tavarat suoraan oikeille paikoilleen.

7. Viesti henkilöstölle ja asiakkaille

Kerro henkilöstölle ajoissa, mitä kunkin pitää pakata itse ja milloin. Päivitä uusi osoite verkkosivuille, sähköpostin allekirjoituksiin, laskupohjiin ja yrityksen tietoihin eri palveluissa. Muista ilmoittaa osoitteenmuutos myös viranomaisille.

Suunnitellaan muutto yhdessä

Kantalo suunnittelee yritysmuuton yhdessä kanssanne ja teidän aikataulunne mukaan. Tavarat ovat vakuutettuja koko muuton ajan lastauksesta purkuun. Tarjoamme myös sopimuspohjaisia, säännöllisiä logistiikkapalveluja yrityksille, jotka tarvitsevat toistuvia kuljetuksia.